Šablony e-mailových upomínek jsou skvělým způsobem, jak ušetřit čas a udržet hladký průběh vašeho podnikání. Díky předpřipraveným e-mailovým upomínkám můžete rychle rozesílat zprávy klientům nebo zákazníkům, aniž byste museli pokaždé psát znovu to samé. Tyto předpřipravené šablony jsou skvělým nástrojem pro rychlé a snadné posílání přátelských upomínek ohledně nadcházejících schůzek nebo plateb. Díky nim můžete ušetřit čas, který byste jinak strávili opakovaným psaním stejných zpráv. V tomto článku vám přinášíme šest příkladů šablon e-mailových upomínek, které můžete okamžitě začít využívat ve svém online podnikání. Tyto šablony vám nejen ulehčí práci, ale také zajistí profesionální a konzistentní komunikaci s vašimi klienty. V tomto článku se s vámi podělíme o šest příkladů šablon e-mailových upomínek, které můžete použít pro své podnikání. Začněme!
Co je to e-mailová upomínka?
E-mailová upomínka je zpráva zaslaná někomu s cílem připomenout mu něco, co měl udělat, připomenout mu předchozí e-mail nebo událost, která se blíží. Připomínací e-maily mohou být velmi užitečné pro udržení organizace a řízení lidí, zejména pokud je daný úkol nebo událost důležitá. Aby byl e-mail s připomenutím účinný, je důležité zajistit, aby zpráva byla jasná a stručná a aby příjemce věděl, kdy ji má očekávat.
Jak psát upomínkové e-maily
Zdvořilé e-maily s připomenutím jsou skvělým způsobem, jak zajistit, aby se na důležité úkoly nezapomnělo. Zasláním zdvořilého upomínacího e-mailu zajistíte, že příjemci bude připomenuto, co je třeba udělat a kdy je to třeba udělat. Zde je stručný návod krok za krokem, jak přesně napsat e-mail s připomínkou, počínaje předmětem:
Krok 1: Napište jasný předmět
Předmět e-mailové upomínky je důležitý, protože je to první věc, kterou příjemce uvidí. Předmět by měl být jasný, stručný a výstižný. Například: "Připomínka: "Nadcházející schůzka ve středu" nebo "Připomínka: Termín platby v pátek".
Krok 2: Začněte zdvořilým pozdravem
Po řádku předmětu je další věcí, kterou příjemce uvidí, začátek e-mailu. Je důležité začít zdvořilým pozdravem, například "Vážená paní Nováková" nebo "Dobrý den, pane Dvořáku".
Krok 3: Rychle přejděte k věci
Tělo e-mailu by mělo být stručné a věcné. Není třeba chodit kolem horké kaše - stačí hned uvést účel e-mailu. Například: "Píšu vám jen proto, abych vám připomněl naši středeční schůzku" nebo "Chtěl jsem vám připomenout, že v pátek máte zaplatit".
Krok 4: Uveďte všechny důležité podrobnosti
Pokud existují nějaké relevantní podrobnosti, které příjemce potřebuje vědět, nezapomeňte je do e-mailu zahrnout. Například: "Naše schůzka bude v 10 hodin v konferenční místnosti," nebo "Vaše platba je splatná v pátek do 17 hodin.".
Krok 5: Poděkujte příjemci předem
E-mail zakončete zdvořilým poděkováním, například "Děkujeme za váš čas" nebo "Děkujeme, že jste se této záležitosti věnovali". To pomůže vytvořit pocit dobré vůle a zvýší pravděpodobnost, že příjemce žádosti vyhoví.
Šablona e-mailové upomínky
Podívejme se na naši první šablonu zdvořilostní e-mailové upomínky včetně předmětu, kterou se můžete inspirovat při vytváření vlastního e-mailu s upomínkou...
Předmět: Připomínka - nadcházející schůzka na _________
Dobrý den, pane/paní ______,
Píši Vám, abych Vám připomněl naši schůzku na _________. Naše schůzka se bude konat v __ráno/večer v konferenční místnosti. Dejte mi prosím vědět, pokud potřebujete na schůzku něco připravit.
Děkuji vám za váš čas,
(Vaše jméno)
Efektivnější šablony e-mailových upomínek
Jak vidíte, výše uvedená e-mailová upomínka byla krátká, zdvořilá, profesionální a věcná. Je důležité dbát na to, aby vaše e-maily s upomínkami byly jasné a stručné, abyste se vyhnuli zmatení nebo frustraci příjemce. Zde je pět dalších vzorů e-mailových upomínek, které můžete použít ve svém podnikání pro různé situace.
Vzor upomínky na schůzku
Šablona e-mailu s připomenutím schůzky je ideální pro připomenutí nadcházející schůzky vašim klientům nebo zákazníkům, ať už se jedná o konzultaci, schůzku nebo službu. Je důležité uvést všechny důležité údaje, jako je datum, čas a místo schůzky, aby nedošlo k nedorozumění nebo záměně.
Předmět: Připomínka - nadcházející schůzka na _________
Dobrý den, pane/paní ______,
Píši Vám, abych Vám připomněl Vaši nadcházející schůzku s __________ na _________ na __________. Vaše schůzka je naplánována na __ráno/večer. Prosím, dejte mi vědět, jestli potřebujete změnit termín nebo jestli se mohu na schůzku nějak připravit.
Děkuji vám za váš čas,
(Vaše jméno)
Šablona připomenutí platby
Šablona e-mailové upomínky o platbě je ideální pro připomenutí zákazníkům nebo klientům, že je třeba zaplatit.
Předmět: Připomínka: Platba je splatná _________.
Dobrý den, pane/paní ______,
Píši vám, abych vám připomněl, že datum splatnosti vaší platby je _________. Vaše platba je splatná do __ hodin ráno/večer v tento den. Dejte mi prosím vědět, pokud potřebujete sjednat splátkový kalendář nebo pokud Vám mohu nějak pomoci.
Děkuji vám za váš čas,
(Vaše jméno)
Text potvrzení schůzky
Zaslání textu s potvrzením pro nadcházející schůzku se zákazníkem nebo klientem je skvělý způsob, jak se ujistit, že si schůzku zapamatují a jsou na ni připraveni.
Dobrý den, pane/paní ______,
Toto je jen rychlá textová zpráva pro potvrzení nadcházející schůzky ohledně _________. Naše schůzka je naplánována na ráno/večer v místnosti _______. Pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete změnit termín, dejte mi prosím vědět.
Děkuji,
(Vaše jméno)
Jemná připomínka e-mailem
Jemný připomínací e-mail je ideální pro připomenutí něčeho důležitého vašim zákazníkům nebo klientům, aniž by to znělo příliš náročně nebo vlezle.
Řádek předmětu: Připomínka - _________
Dobrý den, pane/paní ______,
doufám, že se máte dobře. Chtěl jsem Vám jen připomenout _________. Dejte mi prosím vědět, pokud budete mít nějaké dotazy nebo budete potřebovat pomoc.
Děkuji vám za váš čas,
(Vaše jméno)
Připomínací e-maily o událostech
Šablony e-mailů s připomenutím události jsou ideální pro připomenutí nadcházející události vašim zákazníkům nebo klientům, například prodeje, webináře nebo školení.
Předmět: Připomínka - nadcházející událost na _________
Dobrý den, pane/paní ______,
Píši vám, abych vám připomněl naši nadcházející událost na _________. Naše akce se bude konat na _________ v __ráno/večer. Dejte mi prosím vědět, pokud máte nějaké dotazy nebo potřebujete pomoc.
Děkuji vám za váš čas,
(Vaše jméno)
Tipy pro zasílání upomínek e-mailem
Nyní, když jste viděli několik ukázek e-mailových upomínek, je čas naučit se několik tipů pro psaní vlastních e-mailových upomínek. Zde je pět tipů, kterými byste se měli řídit, až budete příště potřebovat vytvořit krátký e-mail s upomínkou pro své zákazníky nebo klienty:
Buďte struční a milí
Nejlepší upomínkové e-maily jsou krátké, milé a věcné. Není třeba psát román - stačí, když svým zákazníkům nebo klientům připomenete, co mají udělat, kdy to mají udělat a proč je to důležité.
Buďte profesionální
Při psaní upomínkového e-mailu je důležité být profesionální. Vyvarujte se toho, aby zněl náročně nebo vlezle, a držte se zdvořilého a slušného tónu. Takový postup vám pomůže udržet dobrý vztah se zákazníky nebo klienty.
Přizpůsobte svůj e-mail
Pokud je to možné, personalizujte své e-maily s upomínkami oslovením zákazníků nebo klientů jménem. Díky tomu se budou cítit lépe a pomůže jim to zapamatovat si e-mail. Ukáže to také, že si uděláte čas na napsání osobního e-mailu, místo abyste poslali jen obecnou upomínku.
Buďte jasní
Při psaní e-mailové upomínky se ujistěte, že máte naprosto jasno v tom, co je třeba udělat a kdy je to třeba udělat. To pomůže vašim zákazníkům nebo klientům zůstat organizovaní a v obraze. Pomůže to také předejít jakýmkoli zmatkům nebo nedorozuměním.
Zkontrolujte správnost e-mailu
Před odesláním e-mailu s upomínkou se ujistěte, že jste jej zkontrolovali z hlediska gramatických a pravopisných chyb. Pomůže vám to zachovat profesionální image a vyhnout se jakýmkoli nedorozuměním. Není nic horšího než e-mail s upomínkou, ve kterém jsou chyby!
Jak zdvořile poslat e-mail s upomínkou?
Někdy lidé potřebují jen přátelsky připomenout nadcházející událost nebo termín. V těchto případech je zdvořilé poslat jim e-mailem krátkou poznámku. Můžete to udělat tak, že e-mail začnete oslovením osoby, které připomínku posíláte. Dále sdělte osobě, proč jí e-mail posíláte. A nakonec sdělte osobě, co má udělat, například potvrdit svou účast, provést platbu nebo splnit úkol.
Je připomínací zpráva účinná?
Na tuto otázku neexistuje univerzální odpověď, protože účinnost následného e-mailu s upomínkou se liší v závislosti na konkrétní firmě a jejích zákaznících. Obecně však mohou být upomínkové zprávy účinným způsobem, jak navázat kontakt s klienty a zákazníky a zajistit, aby věděli o důležitých aktualizacích nebo termínech. Úspěšné upomínkové e-maily mohou zvýšit šanci, že zákazník provede požadovanou akci.
Zdroj: marketingland.com, facebook.com, cpcstrategy.com
Autor: Vlastimil Malík
Foto zdroj: pixabay.com
